27 mai 2021
CDI
Réf. 27 mai 2021_Asssitant(e) de direction secteur 2
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Assistant (e) de direction

Sadev 94 recherche un/une assistant(e) de direction pour sa direction opérationnelle, secteur 2





Rôle principal

Au sein d’une direction opérationnelle au portefeuille consolidé de Sadev94, sous la responsabilité et en véritable appui de la directrice opérationnelle, l’assistant.e de direction a pour missions principales de :

Assurer les missions de secrétariat du Secteur et singulièrement la gestion de l’agenda de la Directrice Opérationnelle, accueillir, informer et orienter les clients, les partenaires, les prestataires, en lien avec la seconde assistante du secteur (en temps partagé avec un autre secteur opérationnel).

Apporter une forte contribution opérationnelle aux côtés des responsables d’opérations du secteur, leur permettant d’optimiser la gestion de leur activité, selon la répartition des opérations avec la seconde assistante du secteur.

Garantir la bonne coordination du secteur, organiser son fonctionnement transversal, synthétiser et garantir le respect des procédures mises en place au sein de la société.

Missions et responsabilités

1 – Secrétariat et relation clients

En représentant.e de la société, assure l’accueil téléphonique du secteur et l’interface entre les clients, partenaires, prestataires et les responsables d’opérations (prises d’appels et traitements des courriers et des courriels) dans la transmission des informations et urgences, selon organisation avec le/la second.e assistant.e du secteur.

Gère l’agenda de la Directrice Opérationnelle auprès de l’ensemble des intervenants internes comme externes et veille à la facilitation de son organisation de travail.

Il/Elle accepte refuse l’ensemble des rendez-vous proposés à la Directrice Opérationnelle en lien direct avec elle.

Il/Elle programme tous les points hebdomadaires internes, ainsi que les Point Trimestriel de Trésorerie en lien avec le Secrétariat Général.

Il/elle prépare les dossiers nécessaires pour les réunions importantes de la Directrice Opérationnelle en lien avec elle.

Pour les responsables d’opérations, organise les réunions en interne et en externe (à partir de 3 personnes) et élabore un fichier contact sur chacun des opérations dont Il/Elle a la charge.

Assure l’accueil présentiel des intervenants extérieurs (préparation des salles de réunion et installation, transmission des documents…).

Assure la gestion du circuit du courrier entrant du secteur (numérisation, classement numérique et papier) selon le process établi en interne pour le visa de la Directrice Opérationnelle et sur les opérations dont il/elle s’occupe et selon le process interne, et assure l’expédition des documents.

Centralise les documents transmis pour signature de la direction générale (parapheurs) à raison de deux fois par semaine sur les opérations dont il/elle s’occupe et selon le process interne, et assure l’expédition des documents.

Assure les travaux de reprographie pour délestage des responsables d’opérations et du directeur opérationnel.

2-Contribution à la conduite opérationnelle

En lien avec le responsable d’opérations d’aménagement et/ou de construction, et selon ses directives :

Il/elle maîtrise le contexte des opérations et est capable de répondre à des questions simples en interne comme en externe. Il connait parfaitement le rôle de chacun des intervenants de l’opération.

Assure régulièrement la gestion documentaire numérique et physique des opérations suivies, le classement dans le système d’information et le dossier central ainsi que l’archivage des opérations.
Sur les opérations d’aménagement avec droit de préemption, il/elle est capable de préparer les réponses par courrier aux Déclaration d’Intention d’Aliéner.

Gère les conventions d’occupation transitoire sur les biens de propriété de Sadev94 et peut proposer une rédaction de convention au RO sur la base des modèles déjà signés. Tient à jour la facturation des appels de fonds afférents.

Il/elle est capable d’apporter son concours au RO sur les procédures d’expropriation (notamment les consignations) en lien avec nos conseils juridiques.

Peut être amené.e à publier les consultations de marchés publics en ligne sur la plateforme numérique, prépare les CAO, formalise les contrats.

Assure le classement des documents administratifs du marché

Facilite la préparation des actes notariés (acquisitions et cession) par l’envoi des pièces demandées par le Notaire et disponibles en interne et le montage des rendez-vous de signature et/ou de négociation.

Est capable de préparer des panneaux d’affichage des permis de construire ou de démolir.

Assure les engagements des devis/marchés des prestataires dans l’outil de gestion financière et garantit le bon déroulement du circuit de validation des factures.

Elabore la facturation/appels de fonds aux clients selon l’avancement des opérations, tenant compte des objectifs de résultats financiers de la société et s’assure de son recouvrement en liaison avec l’équipe comptable

Est capable de monter, en lien avec le RO, les dossiers de subventions et singulièrement leur suivi documentaire.

Est capable de préparer tout document technique nécessaire à l’avancement des projets (formulaires DC, notifications, avenants à la commande publique, ordre de service…).

Est force de proposition pour toute autre assistance.

3-Coordination sur le fonctionnement du secteur et respect des procédures

Accueille tout.e nouvel.le assistant.e au sein de la société et prépare en amont son arrivée en lien avec les Services Généraux (Ordinateur, Téléphone, Cartes de Visites, fourniteurs, Session Outlook etc…).

Il/elle est capable d’apporter son concours pour la maîtrise des procédures internes liées au secrétariat et spécifiquement à la direction du Secteur.

Centralise les documents communs au service (Réunions de prévisions de Trésorerie Trimestrielle, Séminaire de Direction, budgets des opérations, Ordre du jour des réunions de secteur, dossiers des CAO, indicateurs de performance…) et relance éventuellement les Responsables d’Opérations.

Est garant.e du classement papier et numérique des dossiers selon le référentiel de management qualité de la société.

Elabore des documents de synthèse type relatifs à l’activité du secteur opérationnel et les renseigne : DIA, occupations transitoires des biens et baux en cours, synthèse des marchés publics, factures sur les opérations en copromotions, avancement sur la facturation des contrats de Sadev94…

Relaie le Directeur Opérationnel pour l’organisation de toute initiative de brainstorming, de convivialité interne et/ou de partage d’informations dans le secteur.

Organise et suit le planning des congés du secteur pour en optimiser le fonctionnement et relance le cas échéant les RO pour leur prise de congés dans les temps impartis par la Direction Générale.

Centralise les demandes de commande de matériel bureautique au sein de la Direction opérationnelle et selon les fournisseurs habituels en lien avec le Service des Moyens Généraux.

Profil et aptitudes

Compétences

Connaissance générale et maîtrise des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel…), PowerPoint sera un plus.

Très bonne expression orale et rédactionnelle

Connaissance du secteur public territorial, de l’aménagement et ou de la construction appréciée.

Connaissance en suivi financier appréciée

Savoir-faire opérationnel

Capacité d’organisation, polyvalence

Aptitude à travailler en équipe et à s’intégrer.

Savoir-faire comportementaux

Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode

Curiosité intellectuelle et prise d’initiative.

Discrétion, sens de la confidentialité

Réactivité

Capacité à répondre à une charge de travail ponctuellement importante.

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