Assistant (e) accueil / services généraux

Sadev 94 recherche un/une assistant(e) d'accueil et services généraux afin de renseigner et orienter les visiteurs et/ou les clients.

Rôle principal

L’assistant(e) accueil   et   services   généraux   renseigne   et   oriente   les   visiteurs   ou   les   clients. Aux missions d’accueil proprement dites s’ajoutent les tâches de réception téléphonique, de secrétariat et aide au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise.

Première personne rencontrée par les visiteurs, elle doit véhiculer la meilleure image possible.

Missions et responsabilités

Accueil

Accueil physique, orientation et information auprès des visiteurs.

Accueil téléphonique, transmission des appels et éventuelle prise de messages. Répond aux demandes d’informations générales sur Sadev 94.

Veille à la bonne tenue de l’espace accueil.

Gère le traitement du courrier et enregistre les factures

Gère les sociétés de course.

 

Administration – Services généraux

Assiste le (la) responsable des services généraux dans le bon fonctionnement quotidien de l’entreprise et gère de manière optimale les missions qui lui sont confiées.

Liste non exhaustive :

• Relations avec les prestataires et les fournisseurs et planification de certaines interventions
• rédaction et envoi de courrier et de lettre de commande,
• classement papier et informatique,
• veille à la bonne tenue des espaces photocopieurs et du local fourniture
• participe à la gestion des stocks de petites fournitures,
• aide à alimenter des outils de suivi mis en place,
• collecte et traite certaines demandes des collaborateurs de Sadev94
• Analyse les demandes des différents interlocuteurs et alerte le (la) responsable des services généraux sur les urgences
• Garant (e) de l’archivage et du classement des documents dans le dossier central dans le respect des procédures du système de management de la qualité.
• Assure des petits travaux de reprographie, de collecte d’informations et d’archivage.
• Participe à la mise en place et à la coordination du plan de formation

Profil et aptitudes

Maîtrise du secrétariat classique et des outils informatiques (word, excel, et d’outlook)

Bonne expression orale

Excellente présentation

 

Qualités humaines

Rigueur et organisation

Très bon relationnel et capacité d’adaptation au regard de la pluralité des interlocuteurs.

Capacité d’autonomie et d’initiative.

Polyvalence et réactivité

Excellente gestion du stress

Confidentialité

Sens du service, de l’écoute et du dialogue

Indicateurs de performance

Ponctualité.

Rapidité et qualité du traitement de l’accueil physique et téléphonique.

Qualité du suivi des dossiers ou des missions confiés

Respect des procédures fixées par la direction dans sa contribution à la vie sociale. Taux de satisfaction des collaborateurs internes.

Qualité des relations externes (clients, les partenaires et prestataires).

Qualité de remplissage des outils de suivi

Qualité de la gestion des documents placés au « dossier central ».

Qualité du reporting

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