Assistant(e) d’opérations

Sadev 94 recherche un (une) assistant(e) d’opérations pour intégrer le secteur opérationnel en charge de la construction et l’aménagement de la ZAC Ivry Confluences. Aux portes de la capitale, situé entre le faisceau ferroviaire et la confluence de la Seine et de la Marne, ce vaste projet de 145 hectares s’impose comme un pôle stratégique de développement métropolitain. Son aménagement répond à une volonté d’équilibre économique, social et environnemental.

Au sein d’une équipe projet d’une dizaine de personnes, l’assistant(e) aura pour mission d’assurer un travail en binôme avec 4 opérationnels, afin de gérer les volets administratifs et comptables des projets d’aménagement et de construction. L’assistant(e) d’opérations travaillera en tandem avec l’assistante de direction, ce qui implique rigueur et parfaite circulation de l’information. L’un(e) et l’autre pallieront leurs absences respectives en suppléant son (sa) collègue ponctuellement.

Rôle principal

Au sein d’une des 4 directions opérationnelles de Sadev 94, l’assistant(e) d’opérations interviendra sous la responsabilité du directeur opérationnel et en binôme avec les responsables d’opérations et le directeur opérationnel adjoint. Ses principales missions seront :

D’assurer la gestion administrative des opérations du secteur (organisation des rendez-vous internes et externes, gestion du courrier entrant et sortant, préparation des documents contractuels et des parapheurs, suivi des procédures de passation de marchés…) ;

D’être moteur dans la bonne diffusion de l’information (réponse aux sollicitations internes et externes, information et orientation des partenaires lors de sollicitations téléphoniques ou écrites, pilotage ponctuel de certains prestataires en lien avec l’opérationnel concerné…)

D’apporter une contribution sur les aspects financiers et comptables (élaboration des factures ou appels de fonds, suivi administratif et financier des marchés en lien avec les opérationnels concernés, participation aux traitements des litiges comptables…).

Missions et responsabilités

Assistance administrative et relation avec les partenaires

Il (elle) assure l’accueil téléphonique en l’absence des personnes concernées et travaille en complémentarité avec les opérationnels et partenaires de Sadev 94 (collectivités locales et autres institutionnels, promoteurs et bailleurs, entreprises et maîtres d’œuvres…) ;

Il (elle) s’assure de la bonne diffusion des informations recueilles lors des échanges avec les partenaires extérieurs (sollicitations téléphoniques ou par mail) et réunit les conditions pour qu’une personne de l’équipe apporte les éventuelles réponses dans des délais raisonnables ;

Il (elle) pilote les agendas d’une partie des membres de l’équipe (planification de réunions internes et/ou avec des partenaires extérieurs, réservation de salle le cas échéant, mise à jour des événements au gré des évolutions…) ;

Il (elle) assure la transmission aux membres de l’équipe du courrier entrant avec classement et, selon les procédures internes, numérisation et archivage ;

Il (elle) anticipe et prépare les documents à mettre en signature dans les parapheurs réguliers, et organise des signatures spécifiques en tant que de besoin (marchés de prestations intellectuelles ou de travaux notamment) en veillant au respect des procédures internes liées au classement et l’archivage documentaire ;

Il (elle) coordonne l’élaboration des ordres du jour pour les réunions internes et externes initiées par les responsables d’opérations ou le directeur opérationnel adjoint et, le cas échéant, prépare les documents afférents.

 

Contribution à la conduite opérationnelle des projets

Sous la supervision du membre de l’équipe concerné, il (elle) concoure principalement :

Au classement régulier des documents sur le serveur informatique de Sadev 94, et à l’archivage de ceux qui doivent l’être au « dossier central » dans le respect des procédures internes et sous la supervision de l’assistante de direction ;

Au suivi des consultations initiées par les opérationnels (achats publics, vente de terrains et droits à construire…), au relai des questions éventuellement posées dans ce cadre de sorte qu’une réponse soit apportée, ainsi qu’à la préparation des commissions d’appels d’offres en lien avec l’opérationnel concerné puis prépare la signature des contrats ;

À la préparation et au classement des documents administratifs du marché (ordres de service, actes spéciaux, comptes-rendus, dossiers des ouvrages exécutés, décomptes généraux…) ;

À l’élaboration des panneaux d’affichage des autorisations administratives (soumis au membre de l’équipe concerné pour validation) puis à leur implantation sur site avec constats d’huissier ;

À la création, au suivi et à la modification des engagements comptables sur le logiciel de gestion financière des opérations (Gesprojet), et le cas échéant à la fluidité du circuit de validation des factures ;

À l’élaboration des factures et appels de fonds (subventions, participations…) aux partenaires et clients selon les instructions de l’opérationnel concerné.

Profil et aptitudes

Connaissances requises

• Culture générale et pratique de la gestion administrative et financière.
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (notamment suite Microsoft Office).
• Compréhension des collectivités territoriales, de l’aménagement et/ou de la construction.
• Aisance rédactionnelle et relationnelle, avec faculté de s’exprimer de manière claire et concise.

Qualités appréciées

• Aptitude à travailler en équipe et à s’intégrer au sien d’une équipe projet.
• Capacité d’organisation et rigueur dans le traitement des opérations.
• Curiosité intellectuelle et prise d’initiative.
• Gestion des délais et du stress.

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